+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Графическая схема документооборота в ооо

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных. Подписаться на рассылку Рассылка. Уведомление о пополнение базы документов новыми образцами. Юридическая Энциклопедия.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Образец графика документооборота

Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации примеры ниже — основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов. Как упростить документооборот и заставить подчиненных следовать конкретным, четким инструкциям?

Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой. К входящей документации относится управленческая информация, поступающая в организацию извне. Это могут быть рекламные предложения, распоряжение вышестоящих инстанций и договора. В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, служебные записки , акты.

К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации ответы на входящие письма, отчеты.

Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год.

В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос. При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах. Жалобы, претензии и предложения считаются отдельно. Перевод бумажных документов в электронный вид — не столько прихоть руководителя, сколько необходимость, отвечающая сегодняшнему дню. Однако для того, чтобы документопоток в организации начал виртуальное движение успешно, необходимо:.

При этом полный отказ от ведения бумажных документов должен осуществляться в тот момент, когда электронный документооборот будет готов к работе. Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине.

Чтобы этого не произошло:. Важное отступление: если в компании соблюдаются все статьи ТК РФ, то взыскивать с сотрудников денежные штрафы не получится. Однако есть и альтернативный выход: при первом нарушении положения о документообороте к сотруднику применяется дисциплинарное взыскание выговор.

При повторном нарушении — финансовое наказание в виде урезания или отмены премиальных выплат квартальных, годовых. Подобная система быстро приучит сотрудников к новым правилам, а руководителя избавит от лишних проблем. Так вот, документооборот — полный цикл движения документов с момента их выписки получения и до момента завершения исполнения отправления. Правильная схема документооборота в организации обеспечивает своевременную обработку управленческих решений и эффективную работу как всех отделов, так и компании в целом.

Электронный документооборот — штука необходимая, полезная. Но слишком заформализованная. Поэтому решение текущих вопросов производится с помощью электронной почты. Так удобнее. Стас, к сожалению, не все производственные вопросы можно решить с помощью электронной почты. Поделитесь, как у Вас происходит оформление первичных учетных документов ПУД? Их тоже составляете и отправляете на еmail?

Как известно, вышеупомянутые ПУД являются основанием для того, чтобы произведенные хозоперации отражались в учете. И среди обязательных требований к содержанию таких документов в Законе о бухучете п. А если этим пренебречь, документ могут признать не имеющим силы. Подчеркну, что речь о тех документах, которые служат основой для учета.

Деловая переписка и внутренние служебные записки в этот перечень не входят. Ваш e-mail не будет опубликован. Мы работаем круглосуточно! Документы внутри организации. Пакет документов. Способы упрощения документопотока. Электронный документооборот. Заметили ошибку? Читайте также: Обязанности секретаря делопроизводителя, о чем стоит помнить Как правильно заверить копии документов в… Жалоба на начальника вышестоящему руководству -… Эффективные методы продажи по телефону — обзор… Положения в ООО: какие должны быть разработаны… Как обойти секретаря при холодных звонках, для чего….

Обсуждение: 2 комментария Стас :. Катерина Сорокина :. Добавить комментарий Отменить ответ Ваш e-mail не будет опубликован. Новые статьи Торговый инвентарь — это важная составляющая торговой деятельности Обучение кадровому делопроизводству — цели и задачи курсов Образец краткого протокола — правила составления и оформления Вариационная маржа — это прибыль или убыток на счету трейдера Что включают в себя переменные расходы — классификация и правила расчета. Комментарии Анна А мне кажется, что наоборот, Задать вопрос эксперту.

В ближайшее время мы опубликуем информацию. Сообщить об опечатке Текст, который будет отправлен нашим редакторам:. Ваш комментарий необязательно :. Отправить Отмена.

Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации примеры ниже — основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов.

Еще в советском положении Минфина от Среди инструментов для решения этой задачи — график документооборота и номенклатура дел. Но график документооборота — это не формальность, которая требуется по каким-то древним документам. Это действительно важный инструмент, без которого главбух рискует не собрать документы к проверке или по запросу налоговой. Поэтому давайте попробуем создать график документооборота по всем правилам, а попутно разберемся, зачем он на самом деле нужен.

Разработку графика документооборота организует главный бухгалтер. Утверждают график приказом руководителя организации п. Минфином СССР В таком виде график документооборота можно приложить к Учетной политике. Скачать в. Также движение документов можно отразить более наглядно — в виде схемы или памятки. Такой способ нужен не для внесения в Учетную политику организации, а для прояснения сотрудникам их задач по передаче документов.

Памятка может быть выполнена в виде инструкции с пунктами или чек-листа. Сотруднику нужно расписать, какие документы он должен оформить, чтобы к нему не было претензий со стороны бухгалтерии.

Например, сотруднику нужно забрать оплаченный товар от поставщика. В памятке должно быть написано, какие документы он должен привезти можно приложить образцы , и срок, в течение которого их нужно представить в бухгалтерию.

Благодаря четко регламентированному графику, схемам и памяткам сотрудникам будет проще разобраться в движении документов. А то, что понятно, легче выполнять. По закону, эта обязанность возложена на главбуха — и его требования обязательны для всех сотрудников.

Если требования не выполняются, к сотрудникам можно применять дисциплинарное взыскание. А вот за четкое соблюдение требований можно и премировать. Когда документ обработан, его данные внесены в базу, его следует передать в архив. Один из способов упорядочить хранение документов — составить номенклатуру дел. В нее следует включить информацию о том, какие документы и в каком подразделении следует вести и в течение какого времени они должны храниться. Гуру в работе с первичкой 47 subscribers.

Как составить график документооборота в бухгалтерии?

Налаженная система документооборота в бухгалтерии позволяет своевременно отражать факты хозяйственной жизни в учете, в том числе передавать первичные учетные документы для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета и составлять на их основе бухгалтерскую и иную отчетность. Регламентировать процесс движения документов с момента их составления или получения до завершения исполнения использования для формирования отчетности, отправки, помещения в архив и др.

О том, как правильно его составить, поговорим в статье. Документооборот является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского учета. Правила его организации и технология обработки представления обмена учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных сводных учетных документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота для отражения в учете, устанавливаются учреждением в рамках формирования учетной политики п.

Как правило, график документооборота оформляется в качестве приложения к учетной политике учреждения. Следует отметить, что утвержденной формы этого документа нет. Каждое учреждение разрабатывает ее самостоятельно с учетом особенностей осуществляемой деятельности и объема хозяйственных операций. Общие правила формирования графика документооборота содержатся в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР В данном положении также приведена примерная форма графика, которую можно взять за основу при составлении собственной.

Разработкой графика документооборота занимается главный бухгалтер , а утверждает — руководитель учреждения. График может быть оформлен в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения, а также всеми исполнителями с указанием взаимосвязи этих подразделений и сроков выполнения работ. График документооборота в бухгалтерии должен устанавливать рациональный документооборот: каждый первичный документ должен проходить оптимальное число подразделений и исполнителей, срок его нахождения в каждом из подразделений должен быть минимальным.

График документооборот в бухгалтерии необходимо соблюдать всем лицам, ответственным за составление и обработку документов. Для этого им выдается выписка из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые они передаются. Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите от несанкционированного использования.

В таких целях документы нужно хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем — сдать в архив учреждения. До передачи документов в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное оформление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по учреждению осуществляет главный бухгалтер. Отметим, что за несоблюдение сроков передачи в бухгалтерию первичной документации работодатель вправе объявить ответственному работнику выговор либо лишить его премии или выплатить премиальные в меньшем размере Письмо Роструда от В графике документооборота должно быть определено несколько этапов движения документов внутри учреждения: составление получение , проверка и обработка, передача в архив.

При его разработке важно:. Унифицированные формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, которые государственные муниципальные учреждения обязаны использовать в своей деятельности, а также методические указания по их применению утверждены Приказом Минфина РФ от Если для отражения определенных операций унифицированная форма первичного учетного документа не предусмотрена, учреждение вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в учетной политике п.

Документы неунифицированной формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. В графике также могут быть указаны сроки хранения документов, хотя это и необязательно, поскольку они установлены законодательно. Напомним, что учреждения обязаны хранить первичные сводные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую финансовую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета , другие бухгалтерские документы учреждение учетной политики, средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться учреждениями не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской финансовой отчетности в последний раз ст.

Срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет четыре года пп. При определении конкретных сроков хранения бухгалтерских документов в году следует использовать новый перечень, который вступил в силу Сроки, которые установлены этим перечнем, применяются ко всем документам, законченным делопроизводством, в том числе до вступления его в силу.

Действовавший ранее Приказ Минкультуры РФ от Приказ Минкультуры РФ от График документооборота должен устанавливать рациональный документооборот и способствовать улучшению всей учетной работы в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. Такой документ целесообразно оформить в качестве приложения к учетной политике. С его положениями следует ознакомить в установленные сроки под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов.

Приказом Минфина РФ от Бухгалтерский учет. Тест фирмы по ИНН бесплатно. Вход Регистрация. Подписка на новости. Сообщество профессионалов по МСФО. Как составить график документооборота в бухгалтерии? Автор: Алексеева М. Общие правила формирования графика документооборота. Основные этапы разработки графика. При его разработке важно: 1 установить перечень документов, используемых для оформления всех фактов хозяйственной жизни учреждения. Приведем образец заполнения графика документооборот в бухгалтерии.

Наименование документа Составление документа Обработка документа Передача в архив Ответственное лицо Срок исполнения Ответственное лицо Срок обработки Ответственное лицо Срок передачи Приходный кассовый ордер ф.

Ваше имя:. Код безопасности. Введите код безопасности:. Если Вы зарегистрируетесь , то сможете получать новые комментарии по e-mail. Последние статьи по теме: Казначейское обслуживание с года. Расчет среднего заработка для оплаты отпуска работника медицинского учреждения.

Составляем бухгалтерскую отчетность по итогам девяти месяцев года. НДФЛ при снижении стоимости платных образовательных услуг. Ликвидация части ОС: на что обратить внимание? Горячие темы. Эти статьи обсуждают: При каких условиях премия к юбилею организации облагается страховыми взносами?

Программа по МСФО подготовка к декабрьской сессии г. Отключить мобильную версию. Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения ф. Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов ф.

График документооборота: образец

Примерный график документооборота. В учетной политике, как правило, указывается, что порядок и сроки создания первичных учетных документов и их передачи для отражения в бухгалтерском учете определены графиком схемой документооборота, утвержденным в установленном порядке.

При этом график схему документооборота целесообразно выделить в отдельный документ и утвердить в качестве приложения к учетной политике организации для целей бухгалтерского учета. График фактического документооборота отражает сложившуюся в организации систему документооборота.

График включает в себя перечень работ по созданию, проверке и обработке каждого из первичных документов, журналов, книг учета, сводных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности головной организации, обособленных структурных подразделений и организации в целом; ответственных за это подразделений сотрудников с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения этих работ.

Использование графика документооборота в управлении предприятием позволяет сократить трудозатраты на обработку документов на предприятии за счет:.

От четкости составления графика документооборота в значительной степени зависит своевременность получения информации для нужд управления. График документооборота является:. Как средство обслуживания рабочего места график документооборота обеспечивает:. Как средство повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности:. Нормативные документы, регламентирующие организацию бухгалтерского документооборота, можно условно разделить на следующие группы:.

В состав нормативных документов, регламентирующих общие принципы организации бухгалтерского документооборота, входят следующие:.

Федеральный закон от Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденное Приказом Минфина России от Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля г. N 63 "Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства";. N "Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций";.

Рекомендации по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства Приложение 1 к письму Минфина РФ от 24 июля г. Перечень типовых регистров единой журнально-ордерной формы Приложение 2 к письму Минфина РФ от 24 июля г.

Методические рекомендации по бухгалтерскому учету доходов, расходов и финансовых результатов сельскохозяйственных организаций Приложение к Приказу Минсельхоза РФ от 31 января г. В состав нормативных документов, регламентирующих особенности документооборота первичной учетной документации в части применения и заполнения отраслевых унифицированных форм, входят следующие:.

Постановление Госкомстата РФ от Приказ Государственной хлебной инспекции при Правительстве РФ от Приказ Минсельхоза РФ от В состав нормативных документов, регламентирующих особенности документооборота первичной учетной документации в части применения и заполнения унифицированных форм без отраслевых , входят следующие:.

Постановление Госкомстата РФ от 27 марта г. N 26 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией";.

Приказ Минфина РФ от Особенности документооборота бухгалтерской отчетности организаций регламентированы Приказом Минфина России от 22 июля г. N 67н "О формах бухгалтерской отчетности организаций". Создание и утверждение графика документооборота регламентируется " Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете" утверждено Министерством финансов СССР, N от 29 июля г.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот регламентируется графиком. Особенности документооборота в условиях механизации автоматизации бухгалтерского учета определены соответствующими нормативными документами.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения. График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Пример графика документооборота в виде перечня работ приведен в приложении к настоящему Положению. Работники предприятия, учреждения Начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.

Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер. В соответствии с Положением о главных бухгалтериях требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия, учреждения". Наименование документа.

Создание документа. Проверка документа. Обработка документа. Передача в архив. ОМТС бухгалтерия. Работа по составлению графика документооборота может быть выполнена следующими способами:. Рассмотрим каждый из способов более подробно. Первый способ можно также подразделить на два вида в зависимости от того, привлекаются ли к составлению документооборота только работающие на предприятии сотрудники преимущественно сотрудники бухгалтерии, ведущие соответствующие участки бухгалтерского учета или для его составления принимаются на работу новые сотрудники.

К преимуществам первого способа относятся минимальные затраты организации на составление графика схемы документооборота, поскольку предполагается, что оно выполняется сотрудниками в рабочее время и, как следствие, практически не отражается на их оплате труда. Недостатком данного способа является то, что при его использовании составление графика схемы документооборота занимает достаточно продолжительное время.

Использование второго способа позволит значительно сократить продолжительность периода составления графика схемы документооборота, поскольку консультанты, как правило, уже имеют опыт составления подобных документов, а также, в отличие от штатных сотрудников, могут заниматься составлением графика не отвлекаясь на выполнение своих непосредственных должностных обязанностей ведение бухгалтерского учета, руководство коллективом и т.

Участие в работе по составлению графика схемы документооборота сотрудников организации ограничивается предоставлением консультантов данных включая устную информацию , необходимых для выполнения работ.

Результатом работ при использовании этого способа является отчет консультантов, который включает в себя сформированный график схему документооборота. К преимуществам второго способа относятся:.

В то же время, поскольку услуги консультантов платные, затраты денежных средств предприятия на составление графика схемы документооборота выше, чем при использовании первого способа. Третий способ заключается в построении и внесении изменений в график схему документооборота при активном сотрудничестве консультантов и сотрудников организации. В отличие от второго способа, сотрудники не только предоставляют консультантам информацию, но и контролируют правильность ее обработки и активно участвуют в оптимизации фактического документооборота.

Использование третьего способа сочетает в себе преимущества первых двух способов, а также создает предпосылки для получения максимально возможного эффекта от использования документооборота в практике управления, поскольку тот факт, что документооборот составлен при участии сотрудников, обеспечивает лояльность большинства сотрудников к использованию данного документа в организации.

Построение документооборота включает в себя следующие этапы:. На первом этапе собирается информация о движении каждого документа. Примерный бланк для сбора информации при построении фактического документооборота представлен ниже табл. На втором этапе информация обрабатывается и представляется в виде графика документооборота, а также блок-схем и сетевых графиков документооборота по участкам.

На третьем этапе производится оптимизация документооборота при необходимости и построение графика оптимального документооборота, а также блок-схем и сетевых графиков документооборота по участкам.

Таблица 2. Открыть полный текст документа. Отчет о результатах по обычным видам деятельности при применении метода "Стандарт-кост".

Залог эффективной работы компании и отлаженных бизнес-процессов — грамотно составленный график документооборота. Как правильно составить такой график и для чего он необходим в компании — узнайте из статьи ниже.

Основная задача документооборота — документирование текущей деятельности компании. Этот сложный технологический процесс подразумевает создание, прием, передачу, согласование и хранение документации, обеспечивающей работу всей компании. Маршрут движения документа и время его прохождения от одного этапа к другому — ключевые параметры этого процесса.

Важность документооборота для современного делопроизводства выражается в том, он выделен в отдельную сферу деятельности. Предметной областью этой деятельности являются инстанции движения документов и скорость этого движения. Оптимизация механизма движения деловых бумаг существенным образом повышает эффективность ключевых бизнес-процессов предприятия. Ведь от работы этого механизм напрямую зависит эффективность хранения информации, возможность поиска в базе нужных сведений, а также современное обеспечение пользователей системы оперативными данными.

Продуктивность административных решений в значительной степени обусловлена актуальностью и релевантностью той информации, на основе которой они принимаются. В этой связи организация документооборота является ключевым компонентом общей системы управления. В ее приоритетные задачи входит контроль исполнения руководящих решений, разработка поисковых систем и информационное обеспечение работы непосредственных исполнителей. Скорость движения — максимальная, маршрут — кратчайший, трудозатраты — минимальные, — создание оптимальных условий для воплощения этих идеалов является главной целью организации грамотного оборота деловых бумаг на предприятии.

За годы работы по осуществлению на практике этих идей выработался ряд принципов, следование которым позволяет существенным образом оптимизировать процесс движения документов внутри компании:. Централизация операций. Одна специальная служба или один сотрудник в небольших компаниях должны осуществлять все операции по приему, регистрации, обработке, отправке корреспонденции.

У каждого вида документа — свой маршрут. Хорошей идей станет объединение бумаг по типовому признаку и разработка для каждой группы своей схемы движения. Набор идентификационных признаков должен быть уникален для каждого элемента схемы, процесс регистрации — однократным.

Для официальной корреспонденции необходимо предусмотреть дополнительный этап предварительного рассмотрения. Четкое и последовательное следование этим принципам позволит привести систему в соответствие четырем базовым показателям эффективности процессов:.

Данная форма подходит для организаций со строгой иерархической структурой управления, придерживающейся принципа линейного распределения функций единоначалия. Централизованная форма оборота бумаг предполагает наличие в организационной структуре фирмы специализированного подразделения, ответственного за работу со всей документацией. Данная форма подходит для организаций, в которой полномочия подразделений четко разделены по принципу оперативной автономности. Децентрализованная форма оборота документов предполагает наличие в каждом структурном подразделении собственного отдела, ответственного за работу с документацией.

При данной форме оборота руководящая роль в работе с документацией отводится центральной службе ДОУ, но часть процедур делегируется специальным службам, созданным внутри каждого структурного подразделения фирмы. Маршрутная схема движения документов является основным принципом системы оборота деловых бумаг. В данной схеме каждому документному потоку присваиваются общие признаки, прописываются инстанции и определяются обязательные процедуры. Движение данных в определенном направлении, организованное в пределах замкнутой системы оборота документации, называется документным потоком.

Источник и приемник данных при этом остается одним и тем же. Классификация документных потоков осуществляется на основе их отношения к объекту управления и по направлению движения.

Разработка и внедрение схемы документооборота организации предполагает объединение всего разнообразия процедур в ряд базовых этапов:. Экспедиционная обработка. На этом этапе входящая корреспонденция получается, проверяется, распределяется по адресам и передается на рассмотрение руководителю. Предварительное рассмотрение. На этом этапе служба ДОУ рассматривает и классифицирует бумаги по виду, важности, сложности, статусу автора и т. Направление руководству. На этом этапе выносятся резолюции и принимаются административные решения.

Основным принципом всех этапов является рациональное движение, то есть оптимизация потоков, их объединение и сокращение. С этой целью создаются специальные технологические инструкции, основным назначением которых становится определение наиболее эффективного порядка следования процедур и разработка оптимальных маршрутных схем. Документы — это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации.

Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов.

Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ — это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение свидетельство , удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.

Документация — это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. Документооборот — это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оноимеет в своем составе территориально удаленные подразделения — организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.

Вот почему данная тема является очень важной для изучения. В контрольной работе мы рассмотрим понятие документооборота, реестр используемых на предприятии документов, схему их движения, подходы, позволяющие оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.

Документооборот — движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту. Нисходящие — направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям. По отношению к управленческому объекту документооборот образуют потоки входящих поступающих из других организаций , исходящих отправляемых в другие организации и внутренних созданных и действующих в пределах организации документов.

Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что, в свою очередь, является следствием документального оформления совершенных операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям.

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии. Управление любым предприятием — это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются рис. Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством. Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию в журнале. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям.

Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. Дело — это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу папка или картотека, внутри которой документы расположены в определенном порядке. Документооборот — это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними.

Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера рис. В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству.

Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников. Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.

Различают внешний и внутренний контуры документооборота рис. Внешний контур начинается с входящих внешних документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров и заказчиков и т.

Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Входящая документация — это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы — это документы, которые предприятие организация отправляет другим предприятиям. Исходящая документация — это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа инициация — исполнение — согласование — утверждение — регистрация. Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность то есть документ существует в разных версиях.

Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа. Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т.

Но большинство организаций используют именно график документооборотаПоложение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием.

Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненкуПисьмо ФНС от Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию.

Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя. Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию. Кстати, график документооборота — это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности.

Этого требует новый Закон о бухучетест. Унифицированной формы графика нет — каждой организации надо самостоятельно ее разработать.

График документооборота: как составить

Налаженная система документооборота в бухгалтерии позволяет своевременно отражать факты хозяйственной жизни в учете, в том числе передавать первичные учетные документы для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета и составлять на их основе бухгалтерскую и иную отчетность. Регламентировать процесс движения документов с момента их составления или получения до завершения исполнения использования для формирования отчетности, отправки, помещения в архив и др. О том, как правильно его составить, поговорим в статье. Документооборот является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского учета.

Основная задача документооборота — документирование текущей деятельности компании. Этот сложный технологический процесс подразумевает создание, прием, передачу, согласование и хранение документации, обеспечивающей работу всей компании.

С видами и формами учетной первички знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте материалов:. График документооборота является приложением к учетной политике предприятия. Как правильно составить учетную политику и приложения к ней, узнайте в Типовой ситуации от КонсультантПлюс. Для составления графика документооборота необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:. После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице графике документооборота , количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации. Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и или иными нормативными актами. Наиболее распространенная ситуация оформления графика документооборота — в качестве элемента приложения учетной политики. Поэтому введение его в учетный процесс происходит одновременно с процедурами ввода в действие учетной политики и включает следующие этапы например :.

Чтобы составить график документооборота, действуйте так. 1. Обобщите информацию о том, какие документы создает и получает ваша организация, а именно: кто составляет документы, на основе каких данных, сколько экземпляров, в какой срок; кто получает поступающие к вам документы, кто их проверяет, как они в дальнейшем используются. 2. Составьте график документооборота в удобной для вас форме, например в виде таблицы, схемы, инструкции с перечнем действий подразделения организации или конкретного работника. Чем больше фирма, тем подробнее должен быть график документооборота. При этом можно отталкив.

Схема документооборота в организации: пример упрощения документопотока

Грамотный образец графика документооборота для учетной политики — залог эффективной работы любого предприятия. Расскажем, зачем он нужен и приведем образец на год. Чтобы прояснить всю важность графика документооборота к учетной политике, обратимся к советскому Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Пока не будет принят соответствующий общегосударственный бухгалтерский стандарт, в отношении образца графика документооборота для учетной политики нужно руководствоваться советскими правилами. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно! Если Вы планируете создать новую компанию, то перед началом ее деятельности Вам необходимо провести постановку бухгалтерского и налогового учета , чтобы разработать оптимальную схему налогообложения и выстроить четкую систему бухгалтерского учета.

Графическая схема документооборота в ооо

Примерный график документооборота. В учетной политике, как правило, указывается, что порядок и сроки создания первичных учетных документов и их передачи для отражения в бухгалтерском учете определены графиком схемой документооборота, утвержденным в установленном порядке. При этом график схему документооборота целесообразно выделить в отдельный документ и утвердить в качестве приложения к учетной политике организации для целей бухгалтерского учета. График фактического документооборота отражает сложившуюся в организации систему документооборота. График включает в себя перечень работ по созданию, проверке и обработке каждого из первичных документов, журналов, книг учета, сводных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности головной организации, обособленных структурных подразделений и организации в целом; ответственных за это подразделений сотрудников с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения этих работ. Использование графика документооборота в управлении предприятием позволяет сократить трудозатраты на обработку документов на предприятии за счет:.

Еще в советском положении Минфина от Среди инструментов для решения этой задачи — график документооборота и номенклатура дел. Но график документооборота — это не формальность, которая требуется по каким-то древним документам.

Составьте график документооборота в удобной для вас форме, например в виде таблицы, схемы, инструкции с перечнем действий подразделения организации или конкретного работника. Чем больше фирма, тем подробнее должен быть график документооборота. При этом можно отталкиваться от форм документов, которые вы используете.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Еремей

    Еще один повод свалить с Украини и не возвращаться НИКОГДА. Мечтаю об етом.

  2. Эльвира

    Да, это интересно и полезно.

  3. acodka

    1. И самое главное порох не выиграет выборы! Отсюда и внезапное положение.

  4. Борислава

    Гниды вонючие, полный беспредел!

© 2018-2021 sb-start.ru