+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Кадровый документооборот в организации пример

Кадровый документооборот в организации пример

Вы хотите навести порядок в кадровой работе? С чего начать в новой компании, как навести порядок в уже существующей? Следуйте советам эксперта. И без паники.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Кадровый документооборот на примере ЗАО "Ланта-Тур Вояж"

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Документооборот в делопроизводстве

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны. Управление предприятием требует создания определенных управленческих документов.

Отсутствие соответствующих документов не дает возможности решения задач планирования и формирования финансирования, отчетности, бухгалтерского учета и, в целом, производственного процесса. Работа с документами предполагает соответствие нормативным актам Российской Федерации. На данный момент документация имеет очень важные функции: социальную, правовую, функции исторического источника, учета, управленческую, коммуникативную, информационную.

Кроме того, документы являются средством управленческой деятельности. Эффективность деятельности предприятий, по большей части, зависит от его персонала. Наличие ответственных, исполнительных и квалифицированных сотрудников определяет успех фирмы вне зависимости от вида ее деятельности. Данный факт свидетельствует о необходимости знания основ кадрового документационного обеспечения любым директором предприятия.

Кадровый документооборот, являясь зафиксированной на материальном носителе информацией которая имеет юридическую силу , зачастую служит базовым доказательством факта деятельности предприятия. Актуальность данной дипломной работы заключается в том, что в современном обществе организация кадрового документооборота является довольно ответственным моментом деятельности любого предприятия. При этом поддержка надлежащего порядка в кадровом учете является важнейшей обязанностью фирмы.

Методологической и теоретической основой исследования по организации кадрового документооборота и учета послужили труды как отечественных, так и зарубежных авторов, а также интернет-источники.

Теоретико-методологические организации кадрового документообор о та. Корректное ведение кадровой документации делает возможным, с одной стороны, грамотное построение взаимоотношения с работниками предприятия в том числе и юридически , и, с другой - избежание риска в процессе разрешения каких-либо трудовых споров с сотрудниками. Кроме того, кадровые документы зачастую становятся предметом интереса со стороны органов контроля к слову сказать, к подобными органам относится не только трудовая инспекция, но также Пенсионный фонд, МВД и т.

Определенные кадровые документы могут быть пригодны в ходе налоговой проверки. Зачастую в роли этих документов выступают первичные учетные документы, посредством которых подтверждается выполнение различных хозяйственных операций.

Документооборот -- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и или направления в дело. Кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и др.

Семенихин В. Полный состав кадровой документации, необходимой к наличию, определить не так-то просто. Окончательный список всех документов отдела кадров зависит от большого количества факторов: местности, сферы деятельности, от условий труда и т.

Однако существуют документы, которые должны быть в наличии в обязательном порядке. Если обратиться в Трудовой Кодекс РФ, то можно. Сотрудники отдела кадров имеют дело с большим массивом служебной документации. Приказы, акты, справки, заявления, договоры - все эти документы проходят через кадровую службу компании.

Человеку непосвященному может показаться, что их поток хаотичен, неуправляем. Однако кадровые специалисты знают, что это не так. Внутри компании существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного документооборота.

Внутренние документы организации, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на шесть основных видов групп. Это локальные нормативные акты, распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника, информационно-расчетные документы, официальная внутренняя переписка, журналы книги учета и регистрации документов.

Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие. В своей работе дадим общую характеристику каждой из названных групп внутренних документов организации. Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора.

Разрабатываются эти документы в соответствии с действующим трудовым законодательством и не должны ему противоречить. Например, если локальный акт устанавливает для работников дисциплинарное наказание, которого нет в Трудовом кодексе например, штраф или лишение права на отпуск , то такое наказание будет считаться незаконным. Обратившись в суд. Главное назначение должностных инструкций состоит в том, чтобы сделать трудовой процесс максимально прозрачным.

Этот документ призван перечислять обязанности и сферу ответственности работника, область его компетенции, основные критерии, применяемые для оценки эффективности труда, а также структурные элементы управления, связанные с деятельностью сотрудника.

Чтобы грамотно составить должностную инструкцию, следует тщательно вникнуть в особенности деятельности служащего, подготовить описание рабочего места либо должности так таковой. Внимательный анализ осуществляемых видов работ даст возможность четко определить необходимые требования к конкретной должности, а также перечень знаний и навыков, которыми должен обладать квалифицированный сотрудник.

Должностные инструкции работников кадровых служб тесным образом связаны с основным положением о кадровой службе. Подобные инструкции создаются для каждой конкретной должности и вступают в силу после утверждения руководителем кадровой службы.

Можно привести следующий перечень основных элементов должностной инструкции: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность и поощрения работника. Стоить отметить, что должностные инструкции могут благоприятно повлиять на психологический климат в организации, разрешить конфликтные ситуации, четко разграничить обязанности между сотрудниками и повысить уровень ответственности. Папонова Н. Должностная инструкция выполняет свои функции в течение длительного времени и, как правило, существует вплоть до появления новой должностной инструкции, призванной заменить устаревшую.

Этот организационно-правовой документ является основой, на которой строится вся система регулирования деятельности работника. Учредительным документом предприятия является Устав. Предприятие располагает обособленным имуществом, самостоятельным балансом, расчетным и иными счетами в учредительных банках, бланками, печатью с собственным наименованием, товарным знаком и фирменным наименованием. Предприятие заняло нишу в туристическом бизнесе, оказывает туристические услуги населению, такие как: бронирование номеров в отелях, организация туров, бронирование билетов на авиаперелеты и т.

Возможен заказ услуг посредством веб-сайта. Кроме того, оно располагает региональными уполномоченными агентствами. На рис. Нужно сказать, что в основном правильная организация работы с документами зависит от четкого разделения функций и исходящих из них обязанностей работников предприятия. Когда работник точно осведомлен о своих обязанностях, то это способствует повышению его ответственности и в это же время делает невозможным повторение операций при работе с документами.

Если внимательно приглядеться к данной таблице, можно заметить тенденцию к повышению количества оборота документов за последние несколько лет. И это не удивительно - постоянный рост компании, открытие все новых. Система документооборота - выстроенная система движения документации, подтверждающей осуществление всех операций сотрудников предприятия хозяйственных операций , с должностным инструктажем каждому участнику бизнес-процесса. Управлять системой документооборота нельзя без гарантии того, что электронные документы сохраняются.

Сохранность электронных документов можно разделить на физическое сохранение фалов, позволяющее считать информацию по прошествии любого времени и обеспечение воспроизведения электронной документации. Ведение документооборота или система документооборота в наше время - это спрос на быстроту и легкость решений, обеспечивающих отдачу в тот же момент.

С помощью такой системы обеспечивается строгий регламент и формальный контроль движения документации вне организации и внутри нее на основе коммуникационных и информационных технологий. Система электронного оборота документов способна не только регистрировать определенные события и действия, но и поддерживать непосредственно сами процессы работы над документацией.

Система позволяет создавать, вносить изменения, пересылать, просматривать, согласовывать документы, создавать поручения по документации, контролировать исполнение этих поручений, подписывать документы цифровой электронно-цифровой подписью, регистрировать их, сдавать на хранение в архив, хранить в текстовом и графическом формате столько, сколько нужно, удалять и т. Этот факт позволяет нам сделать определенные выводы относительно структуры документооборота и его недостатков.

Нет четкого порядка регистрации документов директивы по личному составу фиксируются с указами по основной деятельности ; имеются нарушения правил подготовки и оформления документов; нет перечня дел Компании.

При внутренней переписке работники Компании применяют 2 вида документов - служебные и докладные записки. Служебная записка - акт, не вошедший в имеющуюся официальную систематизацию, широко применяется при передачи и сообщении информации от 1-го должностного лица иному. При этом записка исполняет особую роль - уведомление руководителя о нештатных обстановках, срывах правил внутреннего распорядка и т. Эти 2 документа по своему оформлению и содержанию схожи, и видится.

Рассмотрим вероятные пути ответов очерченных задач назначения повышения производительности документооборота компании. Для увеличения производительности оборота документов компании и ликвидации выявленных недочетов нами разработаны последующие мероприятия:.

Отмеченные недочеты в обороте документов имеют все шансы быть устранены путем абсолютной автоматизации документирования работы предприятия. Не считая того, подготовка и оформление документов будет протекать без ошибок и значительно быстрее. Документ работает для регистрации приказов компании разнообразного вида.

Внедрение категорий бумаг разрешает удобно осуществить работу с различными видами приказов. Как мы поняли из исследования по данной теме, документооборот предприятия не должен быть произвольным либо стихийным. Для его правильного формирования необходим тщательный, всесторонний анализ; причем анализ этот должен быть как документальной, так и управленческой деятельности организации. Необходимость эта исходит из того, что рационализация приводит к сокращению инстанций, которые должен миновать документ при согласовании так же - подписании.

В конечном итоге все это дает значительную экономию труда, вложенных сил, а так же рабочего времени. Анализ документооборота тем более - если это касается документации отдела кадров предполагает тщательное и всестороннее исследование организационной структуры управления, в том числе:. Все это сделает возможным правильное определение типа делопроизводства, анализа распределения обязанностей между управляющими структурами, четкого очерчения их компетенции и прав, изучения взаимосвязи всевозможных уровней и ступеней производства и управления.

В условиях современного мира важным является тот факт, что в фирме внедрена система электронного документооборота, хоть и с определенными недочетами.

Но анализ также показал, что на предприятие имеются определенные недостатки: нарушение шаблона оформления также - подготовки документов, отсутствие упорядоченного порядка осуществления регистрации документа,. Андреева В. Делопроизводство: Практ. Афанасьев В. Информация и управление: Философско-методические аспекты. Бусыгин А. Введение в предпринимательство. Книга для тех, кто задумывается о создании собственного дела. Гаврилова А. Гаврилова, А. Колесник Е.

В положении отражены следующие моменты: — прием на работу; — испытательный срок; -оформление приема на работу; — личное дело работника; — персональные данные; — регистрация трудовых договоров; — изменения трудового договора; — служебные командировки; — табельный учет; — график отпусков; — листок временной нетрудоспособности; — полисы обязательного медицинского страхования; — должностные инструкции; — правила внутреннего трудового распорядка; — увольнение работника;. А так же определяет меры ответственности за нарушения данного Положения. Прием на работу Прием на работу в Компанию производится на основании заключенного между Компанией и работником трудового договора.

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ - это важнейший инструмент эффективного управления.

Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, отдельными лицами, другими представителями бизнеса является документационное обеспечение управления, или делопроизводство. Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство реализуется во всех структурных подразделениях юридического лица, работающего с документами.

Правила ведения делопроизводства в организациях устанавливаются в общегосударственном масштабе преимущественно в форме государственных стандартов России, типовых инструкций или правил, положений по делопроизводству, унифицированных форм документов, типовой номенклатуры дел, установления типовых сроков хранения документов, правил хранения и утилизации документов. Перечисленные выше документы разрабатываются специально уполномоченными государственными организациями в соответствии с действующим законодательством.

В отдельно взятой организации делопроизводство регулируется разработкой собственной инструкции по делопроизводству или стандарта организации, которая утверждается первым лицом предприятия в качестве нормативного правового акта, обязательного для исполнения работниками всех уровней. Разработка инструкции и контроль над выполнением ее положений возлагается на службу делопроизводства. Грамотное управление персоналом невозможно без отлаженной системы кадрового делопроизводства, которое является неотъемлемой частью любой организации предприятия, учреждения независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой системы.

Каждый руководитель должен учитывать, что недопустимо отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии. Именно руководители организаций и предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся на предприятии.

Современное законодательство требует оформления большого количества документов, фиксирующих различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. Для того чтобы правильно оформить документ, необходимо определить, к какой группе документов или системе документации он относится. Для осуществления функции управления кадрами и решения кадровых задач на предприятии создается самостоятельное структурное подразделение или назначается желательно освобожденный от других видов работ специальный сотрудник, организующий весь процесс управления кадрами совместно с руководством организации.

С советских времен сложилось позитивное мнение о том, что в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются многолетние традиции обязательного и строгого ведения кадровой документации, а в коммерческих организациях недооценивают роль документации по личному составу, нередко она вообще отсутствует или находится в неудовлетворительном состоянии.

Действительно, руководители коммерческих организаций часто не считают необходимым создание отдельного структурного подразделения по учету кадров. Обязанности по оформлению трудовых книжек сотрудников и издание минимума приказов возлагают на секретарей или бухгалтеров, которые из-за большого объема основной работы ведут кадровое делопроизводство с нарушениями требований Трудового кодекса Российской Федерации, Инструкции по ведению трудовых книжек, не выполняют и не учитывают требований архивных органов к кадровой документации.

Однако и в бюджетных организациях работа по учету, к сожалению, далеко не всегда поставлена как следует. Занимаясь работой с персоналом, понимаешь, что правильная организация кадрового делопроизводства на предприятии требует знания большого количества нормативных материалов, умения ориентироваться в изменениях в законодательстве и новых формах применяемых документов. Эта книга содержит подборку актуальных нормативных материалов в помощь как специалисту-кадровику, занимающемуся кадровым делопроизводством, так и секретарю, решающему кадровые вопросы своей компании.

Необходимо уметь работать с кадровой документацией, стремясь при этом защитить интересы работодателя и не ущемить интересы работника, так как жизнь постоянно напоминает, что правовая грамотность и самоуважение людей в наше время все больше возрастают.

Появляется все больше источников юридических знаний по трудовым вопросам. Поэтому необходимо быть грамотным кадровым работником, умеющим вести работу по документационному обеспечению управления персоналом, не нарушая прав и не ущемляя интересов обеих сторон.

Кадровое делопроизводство должно основываться на нормативно-методических документах по работе с кадровой документацией. К ним относятся:. Основной процесс документационного обеспечения управления кадрами условно можно разделить на две взаимосвязанные части: документирование управления кадрами; организация работы с кадровыми документами. Основным документом, регулирующим вопросы трудовых отношений, является Трудовой кодекс Российской Федерации далее — ТК РФ , который вступил в действие с 1 февраля г.

Именно в нем следует искать указание на другие нормативные документы, необходимые для работы по учету и управлению персоналом организации. Трудовой кодекс увеличил количество письменных форм документов, отражающих взаимоотношения работодателя и работника. Создание любого документа основывается на определенных правилах. Соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, обладающие юридической силой; способствует их оперативному прохождению, обработке, анализу содержащейся в них информации и в конечном итоге — принятию качественного управленческого решения.

В нашей стране существует многолетняя традиция применения стандартов на организационно-распорядительные документы, закрепивших основные правила оформления документов первые стандарты были введены еще в г. Целесообразно включить в список необходимых следующие нормативные документы:.

Заключительным этапом обработки документа является его архивирование. Для правильного оформления документов на архивное хранение следует учитывать следующие нормативы:. Согласно ч. Действующий Трудовой кодекс Российской Федерации требует, чтобы в организации был создан ряд локальных нормативных документов:. Законодательные основы регулирования вопросов нормирования труда нашли свое отражение в гл. Единые нормы труда разрабатываются на работы, выполняемые по одинаковой технологии в аналогичных условиях производства в одной или в ряде отраслей, и являются обязательными к применению во всех организациях при нормировании труда работников на соответствующих видах работ.

Единые нормы труда утверждаются на определенный срок. Нормативы по труду - это регламентированные значения величины следующих показателей: затрат труда времени на выполнение отдельных элементов комплексов работ, обслуживание единицы оборудования, рабочего места, бригады, структурного подразделения и т.

К нормативам по труду относятся также нормативы режимов работы технических средств, оборудования, по которым устанавливаются оптимальные режимы протекания процесса и определяется основное технологическое машинное и машинно-ручное время.

Степень дифференциации или укрупнения норм определяется конкретными условиями организации производства и трудового процесса. По сфере применения нормативные материалы для нормирования труда подразделяются на межотраслевые, отраслевые ведомственные, профессиональные и местные.

Межотраслевые нормы предназначаются для нормирования труда на работах, выполняемых на предприятиях в учреждениях, организациях двух и более отраслей экономики. При этом следует учитывать, что ст. Отраслевые ведомственные, профессиональные нормы предназначаются для нормирования труда на работах, выполняемых на предприятиях в учреждениях, организациях одной отрасли экономики. Местные нормы труда устанавливаются и применяются на конкретных предприятиях в учреждениях, организациях.

Указанные нормы применяются в тех случаях, когда отсутствуют межотраслевые и отраслевые нормативные материалы, а также при создании более прогрессивных организационно-технических условий или их несоответствии по сравнению с учтенными при разработке действующими отраслевыми нормативными материалами. Типовые нормы труда согласно ст.

Во исполнение данной нормы постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября г. При этом типовые нормы труда утверждаются соответствующим федеральным органом исполнительной власти в соответствии с правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти.

Пересмотр типовых норм труда в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, осуществляется в порядке, установленном для их разработки и утверждения. Местные нормативные материалы разрабатываются на отдельные виды работ в тех случаях, когда отсутствуют соответствующие межотраслевые и отраслевые нормативные материалы.

Местные нормативные материалы утверждаются руководителем организации с учетом мнения представительного органа работников или в порядке, установленном коллективным договором ст. Обязательными для организаций соответствующих федеральных органов исполнительной власти являются отраслевые и межотраслевые нормы и нормативы. Во всех случаях нормы труда должны быть обоснованными с технической, экономической, организационной, психофизиологической и социальной сторон.

Создание этих документов не является обязательным, но опыт показывает, что их наличие во многом облегчает взаимодействие работодателя и работника. Срок действия этих документов заканчивается при вступлении в силу новых редакций. К факультативным относятся следующие документы:.

Должностные трудовые инструкции составляются и подписываются руководителями структурных подразделений и утверждаются директором организации. Должностные трудовые инструкции в процессе деятельности и развития организации могут дополняться и изменяться. В этом случае после их утверждения руководителем работники за два месяца до ввода новых инструкций в действие письменно уведомляются об ознакомлении с их изменениями.

Ниже приведены должностная инструкция офис-менеджера служащего и рабочая инструкция уборщика Примеры 1. При создании Положения об аттестации необходимо ориентироваться на нормы Федерального закона от 27 июля г. Согласно данному Федеральному закону аттестация проводится один раз в три года; не подлежат аттестации сотрудники, с которыми заключен срочный трудовой договор; не обязаны проходить аттестацию сотрудники, замещающие должности меньше года, достигшие предельного возраста, установленного для замещения должностей, беременные женщины.

Служащий, находящийся в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, проходит аттестацию не ранее чем через один год после выхода из отпуска. По результатам аттестации аттестационной комиссией принимается решение, изменяющее или сохраняющее аттестуемому занимаемую должность:.

В случае принятия комиссией последнего решения аттестуемому рекомендуют пройти курс повышения квалификации либо перейти на другую должность. И только при отказе повышать квалификацию или переходить на другую должность служащий может быть уволен. Все решения руководитель должен принять не позднее чем через два месяца со дня аттестации, по истечении этого времени уменьшение служащему надбавки, его перевод или увольнение не допускаются.

Важно позитивно настроить работников перед проведением аттестации, убедить их, что она проводится во благо самим работникам и компании, а не будет являться поводом для сокращения и увольнения работающих. Как часть Инструкции по делопроизводству или в виде самостоятельного документа разрабатывается Инструкция по кадровому делопроизводству. В отличие от Положения об отделе кадров, которое обязательно только для сотрудников этого отдела, Инструкция по кадровому делопроизводству обязательна для всех, кто в ней указан по должности.

В ней описаны взаимоотношения между разными отделами по кадровому вопросу, например может содержаться положение о том, что все заявления, листы временной нетрудоспособности и т. Со всеми локальными нормативными актами, действующими в организации, работники должны быть ознакомлены под роспись. Ознакомление с ними можно оформить на трудовом договоре или на листе ознакомления Пример 1. В любом случае обязательно должны быть указаны индивидуальные реквизиты каждого локального нормативного акта.

Все обязательные и факультативные локальные документы могут находиться на хранении в отдельном сейфе в помещении отдела кадров, ввиду того что деятельность отдела требует повышенных мер защиты от проникновения посторонних лиц. Прежде чем перейти к рассмотрению документов, непосредственно отражающих отношения работодателя и работника, остановимся на двух обязательных документах, при создании которых необходимо использовать одну из унифицированных форм, -штатном расписании и графике отпусков.

Существенно и то, что данные документы являются нормативными актами, с которыми организация не обязана знакомить своих сотрудников. В практической деятельности основной задачей делопроизводства по учету кадров является документальное оформление функции по управлению персоналом организации.

Значение делопроизводственных правил для кадровых служб обусловлено тем, что в их деятельности, кроме нормативных правовых актов, организационных документов, значительное место занимают собственно кадровые документы или персональные данные, то есть информация о работниках.

До 6 октября г. КЗоТ с изменениями на 25 сентября г. Заключение трудового договора означает, что кандидат становится полноправным членом коллектива организации, поэтому работодатели часто изъявляют желание заключить гражданско-правовой договор, который является таковым формально, а по сути своей - трудовым. Работники кадровых служб должны уметь отличать и оформлять гражданско-правовые договоры договор подряда, договор оказания услуг, договор поручения, лицензионный договор.

Основания разграничения трудового и гражданско-правового договора приводятся в таблице 1. Ниже приводится образец оформления одного из видов гражданско-правового договора - договора на оказание услуг выполнение работ Пример 2. Трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по определенной трудовой функции.

В тексте договора указываются также другие обязанности работодателя: обеспечение условий труда, выплата зарплаты и т. Работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка ст. Трудовые договоры работодатель должен был заключать с работником еще с г. Поэтому содержание и форму трудового договора, срок его действия, особенности заключения срочного трудового договора можно найти в постановлении Минтруда России от 14 июля г.

При оформлении трудового договора некоторые кандидаты предпочитают по старинке писать заявление о приеме на работу, которое излишне, так как содержит волеизъявление кандидата о выполнении работы и согласие работодателя воспользоваться услугами этого человека, притом что трудовой договор является документом, регламентирующим двусторонние трудовые отношения и закрепляющим волеизъявление сторон.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

В положении отражены следующие моменты: — прием на работу; — испытательный срок; -оформление приема на работу; — личное дело работника; — персональные данные; — регистрация трудовых договоров; — изменения трудового договора; — служебные командировки; — табельный учет; — график отпусков; — листок временной нетрудоспособности; — полисы обязательного медицинского страхования; — должностные инструкции; — правила внутреннего трудового распорядка; — увольнение работника;.

А так же определяет меры ответственности за нарушения данного Положения. Прием на работу Прием на работу в Компанию производится на основании заключенного между Компанией и работником трудового договора. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится в кадровой службе Компании.

В экземпляре, который остается у работодателя ставиться отметка о получении экземпляра и личная подпись работника. По распоряжению руководителя Компании или с его ведома Работник может быть допущен к работе до оформления трудового договора в письменной форме.

В этом случае кадровая служба обязана оформить трудовой договор с работником в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения его к работе 2. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора: 2. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; 2. Прием на работу без документов, перечисленных в п. В целях более полной оценки профессиональных и деловых качеств принимаемого на работу лица, администрация Компании может предложить ему представить краткую письменную характеристику резюме выполняемой ранее работы умение пользоваться оргтехникой, работать на компьютере и т.

Испытательный срок При приеме на работу испытательный срок устанавливается всем сотрудникам не зависимо от должности ст. Исключение составляют категории сотрудников в соответствии со ст.

В Компании установлена следующая продолжительность испытательного срока: 3. Оформление приема на работу 4. Прием на работу оформляется приказом руководителя Компании, изданным на основании заключенного трудового договора.

Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ руководителя Компании о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

По требованию работнику выдается заверенная копия приказа. При приеме на работу служба персонала знакомит работника с действующими в Компании правилами внутреннего трудового распорядка, Коллективным договором, должностной инструкцией, обязательством о неразглашении коммерческой тайны, договором материальной ответственности.

После ознакомления сотрудник работник ставит свою роспись. Личное дело работника 5. При приеме на работу в Компанию заводится личное дело работника. Материалы, приобщаемые к личным делам работника, брошюруются, страницы нумеруются. В личное дело работника вносятся следующие документы: 5. Заявление о приеме на работу при переводе — также копия письма о переводе. Резюме, анкета. Копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы. Копии дипломов, свидетельств об образовании.

Копии документов о присвоении ученого звания, степени. Копии документов о награждении государственными наградами. Копии распоряжения, приказа о назначении на должность. Копия документа об изменении семейного положения.

Копия распоряжения, приказа о перемещении по должности. Копии дипломов, свидетельств о прохождении повышения квалификации переподготовки. Копии документов о поощрениях, в том числе о присвоении почетных званий. Копии документов о наложении взысканий и их снятии. Копии документов о прохождении аттестации.

Копии документов о выплате вознаграждения. Опись документов, имеющихся в личном деле. Сведения о работнике, представление которых работником Компании в соответствии с ТК РФ не является обязательным, могут быть внесены в личное дело, только с согласия работника.

Работник обязан представлять в месячный срок в службу персонала сведения об изменении своего семейного положения, места жительства, номера телефона, отношения к воинской службе, образовательного уровня и другие сведения, включаемые в личное дело. Служба персонала Компании обязана обеспечить защиту персональных данных работника.

Персональные данные 6. Порядок получения персональных данных Все персональные данные работника следует получить у него самого. Если персональные данные работника, возможно, получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.

Работодатель не имеет права получить и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом. Порядок обработки, передачи и хранения персональных данных В соответствии со ст.

Обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении на службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества; 6.

При определении объема и содержания, обрабатываемых персональных данных работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами; 6.

При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения; 6. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом; 6.

Работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области; 6.

Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны; 6. Работодатель, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работника. При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования статья 88 ТК РФ : 6.

Не сообщать данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом; 6.

Не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия; 6. Предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правильно соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности конфиденциальности.

Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами; 6. Осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом организации, с которым работник должен быть ознакомлен под расписку; 6.

Разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций; 6. Не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции; 6.

Передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном настоящим Кодексом, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций. Порядок хранения и использования персональных данных работников в организации устанавливается работодателем с соблюдение ТК РФ.

При этом в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право на: 6. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения; 6.

Требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований Трудового кодекса. Требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях; 6. Обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.

Доступ к персональным данным 6. Внутренний доступ: 6. Заместители по направлениям деятельности. Руководители структурных подразделений имеют доступ к данным своих сотрудников.

При переводах — начальники отделов могут ознакомиться с личным делом переводимого сотрудника. Сотрудник организации — носитель этих данных ст. Другие сотрудники организации имеют доступа к персональным данным сотрудников организации, только с письменного согласия работника. Внешний доступ: 6. Надзорноконтрольные органы, 6. Страховые компании; 6. Кредитные организации банки — только с согласия сотрудника; 6.

Негосударственные пенсионные фонды; 6. Благотворительные фонды только с письменного заявления , 6. Вышестоящие организации, акционеры, учредители; 6. Главный бухгалтер вышестоящей организации своего структурного подразделения; 6.

Другие организации и предприятия — только с письменного разрешения сотрудника, нотариально заверенного, или привезенного собственноручно гл. Родственники, члены семьи — только письменного разрешения сотрудника, нотариально заверенного, или привезенного собственноручно гл. Защита персональных данных 6. Внутренняя защита: 6. Защита данных на бумажных носителях несгораемые сейфы.

Защита информации на электронных носителях — коды, пароли, уровни доступа. Внешняя защита 6. Дневная охрана; 6.

Кадровый документооборот.

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Кто может вести кадровое делопроизводство в организации и какие функции будет выполнять этот специалист, расскажем статье.

Грамотное ведение кадрового делопроизводства минимизирует количество претензий при проверках и обеспечивает своевременное оформление всех документов, сопровождающих трудовую деятельность сотрудников. В кадровом документообороте задействованы все документы, связанные с персоналом, его расстановкой внутри организации, учетом рабочего времени и расчетами с работниками.

Основным документом, который регламентирует трудовую деятельность, кадровое дело, делопроизводство и документооборот, является Трудовой кодекс РФ. Но и в трудовом законодательстве не всегда четко и однозначно прописаны эти регламенты. Статьей ТК РФ установлено, что отпуск без сохранения заработной платы работник может оформить на основании письменного заявления.

В тоже время в статье ТК РФ говорится о том, что отпуск по беременности и родам предоставляется женщине на основании больничного и заявления. Поэтому многие организации ведение кадрового документооборота осуществляют на основании Положения или Инструкции.

Эти регламенты устанавливают правила оформления и ведения кадровых документов на предприятии. Скачать инструкцию с комментариями эксперта. Многие компании используют в кадровом делопроизводстве рекомендуемые, но не обязательные к использованию унифицированные формы первичной учетной документации по учету и оплате труда. Работодатели могут дополнять эти формы, утвердив их или самостоятельно разработанные образцы в своей учетной политике.

Согласно стандарту, делопроизводство — это деятельность по обеспечению документирования и организации работы с официальными документами. Кадровое делопроизводство — это работа с документами, связанными с трудовыми отношениями и учетом кадров.

Эти документы — следствие и основа принимаемых кадровых управленческих решений, они обеспечивают решениям юридическую силу. Основная функция кадрового делопроизводства — фиксация информации о трудовой деятельности персонала:.

К числу кадровых документов также относят локальные нормативные акты работодателя, регламентирующие трудовые взаимоотношения на конкретном предприятии. Их разработка, утверждение и актуализация также входят в функционал кадрового делопроизводства. Работодатель вправе принять самостоятельное решение о том, как организовать и как вести кадровое делопроизводство.

При этом учитываются величина штата и финансовые возможности. На крупных предприятиях этим занимается специальное структурное подразделение — отдел кадров , кадровое делопроизводство в этом случае затратный, но гарантированный способ соблюдения трудового законодательства.

На небольших предприятиях в штат вводится отдельная единица — кадровик , кадровое делопроизводство входит в его основной функционал. На предприятиях — субъектах малого предпринимательства, ведение кадрового документооборота может быть поручено сотруднику в порядке совмещения. Как правило, дополнительный функционал включают в обязанности бухгалтера или секретаря. Для этого требуются юридические знания, знакомство с основами трудового законодательства, ведь положения локальных регламентов не должны ущемлять тех прав, которые работникам гарантирует ТК РФ.

К работнику, который будет вести кадровое делопроизводство, предъявляют повышенные требования. Он должен знать основы трудового, гражданского и административного законодательства. Специалисту по делопроизводству кадров потребуются экономические знания, основ бухгалтерского учета и отчетности. Это должен быть человек, обладающий аналитическим складом ума, ответственный, педантичный и скрупулезный.

Современный кадровик-делопроизводитель должен свободно пользоваться специализированным программным обеспечением и справочными системами, обеспечивающими актуальную правовую поддержку. Обязанности специалиста, которому поручено делопроизводство кадров, устанавливает Трудовой кодекс РФ. В функции кадровика-делопроизводителя входит :. Скачать образец. Если в организации создана кадровая служба, все ее сотрудники должны быть знакомы с основами кадрового делопроизводства.

Правильное и своевременное оформление кадровых документов — гарантия отсутствия претензий как со стороны контрольно-надзорных органов, так и сотрудников. Важно не только назначить добросовестного сотрудника, ответственного за делопроизводство кадров, но и ознакомить его с основами законодательства и азами ведения документооборота.

Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Введите эл. Неверный логин или пароль. Неверный пароль. Введите пароль.

Я тут впервые. Кадры и HR. Росархив требует скорректировать Номенклатуру в сентябре: как это сделать. Быть умным — выгодно! Ввести код доступа О журнале Контакты Подписка 8 А еще Статьи Кадровое делопроизводство. Делопроизводство кадров: порядок ведения.

Темы: Кадровое делопроизводство. Инструкция по кадровому делопроизводству Скачайте документ от эксперта. График отпусков Скачайте документ от эксперта. Пример заполнения штатного расписания Скачайте документ от эксперта.

Правила внутреннего трудового распорядка Скачайте документ от эксперта. Положение об оплате труда Скачайте документ от эксперта. Отчет о проделанной работе Командировка: пошаговый алгоритм оформления Доверенность на генерального директора: образец Все, что нужно знать о служебных записках. Читайте в электронном журнале Что секретарю нужно проверить, прежде чем подписать обходной лист работника Как составить акт о нарушении дисциплины труда Читаем характер босса по лицу: как понять и Правовая база.

Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Опрос недели. Как часто вы не получаете обратную связь на ваши письма? Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" Подписка со скидкой! Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Новости по теме. Минтруд рассказал, как работник может использовать дни для диспансеризации.

Иностранных сотрудников заставят сдавать отпечатки пальцев. Вводный инструктаж для внештатников: нужно ли проводить. Может ли сотрудник вернуться к бумажной трудовой: разъяснения Роструда. Сроки действия кадровых документов перенесли: узнайте, куда. Статьи по теме. Объяснительная записка об опоздании на работу: образец. Составление актов. Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей образец.

Больничный лист при карантине по коронавиурсу: как выдать и оплатить. Характеристика с места работы: образец. Вопросы по теме.

Какие кадровые документы должна хранить организация? Что делать, если сотрудник не хочет отмечаться в графике отпусков? Где, как и сколько хранить заявления сотрудников о выборе формата трудовых? Какие есть требования к форматам бумаги и размерам полей на документах? Получить демодоступ или сразу подписаться. Рекламодателям Обратная связь Контакты Наши партнеры. Политика обработки персональных данных. Мы в соцсетях. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Продолжая пользоваться сайтом, вы соглашаетесь с использованием cookie и предоставления их сторонним партнерам.

Состав документов. Заявление о приеме на работу Трудовой договор контракт Приказ о приеме на работу Протокол общего собрания учредителей.

Активировать демодоступ.

Вы хотите навести порядок в кадровой работе? С чего начать в новой компании, как навести порядок в уже существующей? Следуйте советам эксперта. И без паники. У вас все получится. Все работодатели очень разные. Отличаются количеством штата, сферой деятельности, текучестью кадров, управленческими подходами, экономическими возможностями. В конце статьи есть шпаргалка.

Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо. Ключевым работником организации является руководитель.

Это требование ч. Рекомендация 1. Москвы Рекомендация 2. Рекомендация 3. Приходно-расходную книгу также ведет бухгалтерия см. Ее ведет кадровая служба. Организуйте учет рабочего времени: работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного работником ст.

На отправлено письмо для подтверждения. Вы можете изменить адрес. Если вы не получаете письма на , прочтите инструкцию или подпишитесь на другой адрес. В Яндекс.

Открылся Лекторий! Часть первая? Сколько платить работникам? Подтвердите электронную почту На отправлено письмо для подтверждения. Подписка на рассылку Вы подписаны на рассылку Если вы не получаете письма на , прочтите инструкцию или подпишитесь на другой адрес. Что делать, если письма Школы не приходят вам? Чтобы письма не попадали в спам, добавьте свой адрес в адресную книгу.

В Mail. Смотрите 4 полезных видеоурока, проходите онлайн-тесты и получите электронный сертификат Контур. Приглашаем бухгалтеров и главных бухгалтеров коммерческих организаций. Материалы по теме. Дистанционная работа. Правила оформления. Кадровые вопросы. Спасибо за ваше мнение!

Кадровое делопроизводство «с нуля». 8 первых шагов

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны. Управление предприятием требует создания определенных управленческих документов. Отсутствие соответствующих документов не дает возможности решения задач планирования и формирования финансирования, отчетности, бухгалтерского учета и, в целом, производственного процесса. Работа с документами предполагает соответствие нормативным актам Российской Федерации.

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Кадровое делопроизводство — это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и др. Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника. Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы подсистемы документов. Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации. Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы. Положение об отделе кадров разрабатывается начальником отдела кадров совместно с сотрудниками юридического отдела и делопроизводителем на основе учредительных документов организации, документов, регулирующих деятельность организации в области управления кадровыми ресурсами, а также типовых примерных положений о кадровой службе. Это позволяет подготовить документ, который отражает все вопросы деятельности подразделения.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм. Я. Е. Варламова, Е. А. Кошелева Профессиональное издательство. Поделиться в соц. сетях.  Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября г., в ред. от 27 октября г.); Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября г. № Ф3 (в ред. от 1 декабря г.).

Кадровый документооборот в организации пример

Предприниматели могут оформлять кадровые документы как по установленным унифицированным формам, так и в произвольной форме — в зависимости от конкретных отношений, которые эти бумаги регулируют. Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью. В этом разделе Инструкции нужно перечислить системы и виды документов, используемых для документирования трудовых отношений. Всем нам хорошо известно, что работа с документами, в т. Данным Постановлением были утверждены так называемые унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Приказы по личному составу не имеющие унифицированной формы, например, об изменении биографических данных работника, о наложении дисциплинарного взыскания замечание, выговор , могут составляться в произвольной форме с учетом обязательных реквизитов для данных документов. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере организации 2.

Делопроизводство кадров: порядок ведения

Существуют документы обязательные предусмотренные Трудовым кодексом и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:. Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл. Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы. Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов. Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от

Кадровое делопроизводство

Итак, вам предстоит наладить кадровое делопроизводство с нуля. Как это сделать и с чего начать? Даже без солидного опыта работы можно привести в порядок кадровые дела любой фирмы — действующей, реорганизованной или только открывающейся.

Образец положения о кадровом документообороте компании

.

.

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Алла

    Очень интересно,жду еще.

  2. Доброслав

    Я лично рано утром ключаю музыку когда этот ебаный сосед ночью слушал музыку. Вот он спать хочет а тут ему облом

  3. Харитина

    Вы правильно советуйте я с увжанием отношксь к вам и смотрю ваши блоги и побольше дайте совету простому народу

  4. Млада

    Просто невежество царит в обществе вот что.

  5. Филипп

    Вы абсолютно правы! Штрафы идут точно не в бюджет Голосую за вас у вас дешевле!))

© 2018-2021 sb-start.ru