+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

График кадрового документооборота образец

График кадрового документооборота образец

Кадровое делопроизводство — это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и др. Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Кадровый документооборот.

Документы как создаются внутри организации, так и поступают извне. Мы расскажем, как организовать документооборот, чтобы документы попадали в бухгалтерию вовремя. Это и есть документооборот.

Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т. Но большинство организаций используют именно график документооборот а Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв.

Минфином СССР Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием. Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненк у Письмо ФНС от Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию.

Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя. Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию. Этого требует новый Закон о бухучет е ст.

На первом этапе нужно очертить круг документов, которые образуются в процессе деятельности организации. Кроме ежедневной первички по кассе, МПЗ и кадровому учету, включите в график и документы по операциям, которые случаются нечасто например, по представительским мероприятиям и рекламным акциям.

Правильное оформление этих документов имеет большое значение для признания расходов. Поясним на примере. Но следить за процессом ликвидации контрагента бухгалтер не обязан просто потому, что это не его задача. Значит, о ликвидации должен сообщить работник, в сферу компетенции которого входит работа с кредиторской задолженностью.

Подобные сведения могут представляться в бухгалтерию в виде справок или служебных записок, которые также надо включить в график документооборота. Работники, в должностные обязанности которых входит составление первички, отвечают за ее правильное оформлени е п. Этих же работников надо назначить ответственными за передачу документов в бухгалтерию. Чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, тем больше шансов, что документ не потеряется и поступит вовремя. Чтобы распределить ответственность за оформление и передачу служебных записок или справок, внутри каждого подразделения назначьте ответственного.

Если не назначить ответственное должностное лицо, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого. Срок, в который конкретный работник должен передать документы в бухгалтерию, пожалуй, самое важное в графике документооборота. Этот срок можно установить как определенное число месяца или количество дней, прошедших со дня составления или исполнения документа.

Также надо учесть, что бухгалтеру может понадобиться не один день для обработки полученных документов и переноса данных из них в регистр. Например, в организации день выплаты заработной платы установлен 7-го числа.

Бухгалтер расчетной группы начисляет заработную плату по всем подразделениям, и все документы по учету рабочего времени должны быть обработаны, допустим, к 5-му числу месяца. Поэтому поступить в бухгалтерию табели учета рабочего времени, приказы о премировании и т. Не забудьте отдельно указать в графике сроки передачи документов по командировкам. Ведь не секрет, что некоторые сотрудники имеют привычку до последнего держать документы у себя и отчитываются с опозданием, даже не подозревая, что срок для представления отчета установлен законодательно.

Поэтому в графике документооборота пропишите для них обязанность отчитаться в трехдневный срок после окончания командировк и п. Итак, список документов подготовлен, сроки прохождения по подразделениям установлены, а ответственные лица назначены. Переходим к оформлению. График документооборота можно оформить в виде текста, таблицы или схемы. Если организация небольшая и документов мало, то подойдет текстовая форма.

Некоторые бухгалтеры предпочитают составлять схему движения каждого документа, потому что это наглядно, просто и информативно.

Разрабатывать график лучше в программе Excel, так как при обработке данных удобно использовать некоторые ее функции. Какой бы способ вы ни выбрали, информацию нужно представить так, чтобы график было удобно читать вашим сотрудникам, ответственным за движение документа.

Поэтому документы в графике необходимо располагать по определенному принципу, например в алфавитном порядке, тогда легко можно будет найти любой документ. Этот вариант оформления удобен тем, что таблица охватывает весь перечень документов и ею будут пользоваться все сотрудники. Но если документов очень много, то график будет громоздким и сложным для восприятия. Поэтому такая форма оптимальна для небольших организаций.

Например, для каждой хозяйственной операции описывается блок документов, которые необходимо составить, их движение, ответственные лица, сроки и места хранения. Сами документы внутри блока можно расположить в порядке их составления. Такой график удобен для восприятия, так как вся нужная информация для конкретного сотрудника или структурного подразделения сгруппирована в одном месте.

Поэтому составление такого графика займет больше времени, но зато из него легко сделать выписку для конкретного сотрудника.

Каждый сотрудник, участвующий в документообороте, должен знать, что, как и когда он обязан делать. Есть два варианта:. Трудозатраты бухгалтера по этому варианту минимальны, но сотруднику будет сложно запомнить что, кому и в какие сроки он должен передавать;. Но этого мало, надо чтобы документ неукоснительно соблюдался всеми подразделениями. Для успешного внедрения нововведений:. Неукоснительно соблюдать сроки передачи документов, установленные графиком документооборота.

Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера. Можно внести в положение о премировании условие о снижении размера премии или депремировании, если сроки передачи документов будут нарушаться. Это крайняя мера, но наказание рублем обычно самое действенное. Одним из действенных способов обязать работников соблюдать график является варьирование размера премии.

Например, в нашей компании в положении о премировании установлен порядок начисления премии в зависимости от полученных результатов. При использовании графика документооборота нередко выявляется несбалансированность некоторых сроков. Например, документ долго находился на согласовании, а срок его представления уже прошел. Частая ситуация: появляются новые виды деятельности, документы по которым не учтены в графике документооборота.

Например, организация начала работать с векселями или с электронными деньгами. Предусмотреть все нюансы заранее невозможно, но ничего страшного в этом нет: вы можете вносить в график изменения, постепенно совершенствуя его. Используется для индексации зарплаты.

Используется для расчёта отдельных показателей. Трансфертное ценообразование в сделках с европейскими компаниями. Что нужно сделать. Обновление инвестиционного налогового вычета. Применение предпринимателями ПСН ограничили. Среднесписочная численность: январь подкрался незаметно. Экологический сбор: что нового. Увольнение дистанционщиков: что говорят суды.

Смена ф. Детские пособия: индексация Когда инспектору нужен эксперт. Смещение срока начала действия спецоценки. Оформляем путевые листы. Каверзные вопросы спецрежимников. Вопросы начала года: смена режима, переходящие операции.

СЗВ-ТД: последнее кадровое мероприятие. Поездки работников: выявляем неочевидные доходы. Внедряем электронную трудовую книжку. Денежная помощь ООО от учредителей-физлиц: безналоговые способы.

Как из-за коронавируса перенесли сроки сдачи бухотчетности. Нечем платить работникам: что можно сделать. Стать самозанятым сможет любой житель России. Работодателям рекомендовано быть гибче. Что делать, если из-за пандемии выплату части дивидендов пришлось отложить. Служебные записки: полезные образцы.

Новый порядок взыскания ПФР-штрафов. Налоговые перемены для IT-компаний: новогодний подарок. Тест: зарплата, страховые взносы, подотчетники, бухучет. Правила выдачи больничных обновили. Налоговики снимают расходы: когда заявить убытки прошлых лет. Январские НДС-поправки. Работодатели должны отпускать работников на диспансеризацию. Аудиторская тайна отменяется? Пособия запоминаем важные цифры.

Документы как создаются внутри организации, так и поступают извне. Мы расскажем, как организовать документооборот, чтобы документы попадали в бухгалтерию вовремя.

Четкое определение потоков движения кадровых документов позволит организации наладить соответствующие внутренние регламенты. Так, согласно п. Он представляет собой таблицу, включающую следующие подразделы:. Рисунок - Упрощенная схема взаимодействия с кадровой службой.

Приложение - Пример оформления графика документооборота. Рассылки subscribe. Сведения об организации. Версия для печати. Группа компаний "ИПП". Марата, д. Погода в Санкт-Петербурге.

Прогноз на 2 недели. Страница сгенерирована за: 0. Архив Статьи Рассылки Сведения об организации. Рисунок - Упрощенная схема взаимодействия с кадровой службой Приложение - Пример оформления графика документооборота Популярные статьи по теме: Увольнение по соглашению сторон просмотров: Сколько стоит увольнение: компенсационные выплаты при сокращении штата просмотров: Подготовка совещаний и оформление протокола просмотров: Правила внутреннего трудового распорядка — порядок их разработки, согласования и утверждения просмотров: Протокол разногласий к договору просмотров: Кадровый учет.

Где можно посмотреть образец графика кадрового документооборота?

Акция месяца подпишитесь со скидкой 8 88 Повысьте свою квалификацию в Высшей Школе Кадровика. Зарегистрируйтесь, чтобы получить этот файл и все новые образцы документов, которые нужны кадровой службе в году.

Регистрация займет не больше минуты. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем. Это бесплатно. Заполните короткую форму регистрации , чтобы продолжить тестирование на сайте. Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Вы нашли ответ на свой вопрос на профессиональном сайте для специалистов по кадровой работе. Сейчас на нашем сайте 60 тысяч ответов на повседневные вопросы кадровиков и мы публикуем новые каждый день. Зарегистрируйтесь, чтоб получить доступ ко всем ответам. Это быстро и бесплатно. Доброе утро! Подскажите, где посмотреть образец графика кадрового документооборота?

Пользователем по телефону уточнено, что нужен образец документа, содержащего наименования кадровых документов, формы унифицированные или свои , сроки исполнения и т. График должен устанавливать в организации рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Все работники организации создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, строго по графику документооборота.

Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы. Ответ: Как организовать документооборот в кадровой службе. Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота , как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации.

При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения.

В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать номенклатуру дел. Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.

При подготовке организационных и распорядительных документов можно использовать унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января г. В то же время с 1 января года в связи с принятием Закона от 6 декабря г. То есть организации при составлении документов вправе продолжать использовать как унифицированные формы, так и разработать их самостоятельно. Особый подход к оформлению документов действует в отношении организаций государственного сектора. Они обязаны продолжать использовать в работе унифицированные формы кадровых документов, которые утверждены приказом Минфина России от 15 декабря г.

Если указанными документами те или иные формы для фиксирования кадровых процедур не утверждены, то организации госсектора также вправе разработать их самостоятельно. В приказе , Положении о документообороте или ином локальном акте руководитель организации определяет утверждает состав первичных учетных документов, их формы, а также перечень лиц, имеющих право подписи таких документов.

Возможна ситуация, когда организация продолжает использовать унифицированные бланки, а по тем операциям, которые они не охватывают например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. Также необходимо иметь в виду, что ряд форм документов, используемых в качестве первичных учетных документов и установленных уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, остаются обязательными к применению например, кассовые документы и т.

Независимо от того, использует организация собственные формы или унифицированные, в первичном документе должны содержаться все его обязательные реквизиты:.

Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7 , 9 Закона от 6 декабря г. Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание утверждение руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.

Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета входящей и исходящей корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы секретарь, делопроизводитель. Документы могут поступить в организацию по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки.

Работа с входящими документами строится по такой схеме:. Сначала проверьте правильность доставки и целостность упаковки если это почтовое отправление. Затем вскройте конверты и проверьте комплектность вложений. Если какие-либо вложения должны быть по описи, но они отсутствуют, сообщите об этом отправителю.

На входящих документах проставьте дату поступления и порядковый учетный номер. Затем документы отсортируйте по исполнителям. Документы, адресованные руководителю организации или самой организации, нужно передать секретарю руководителя, который их регистрирует.

Документы, адресованные структурным подразделениям, забирают и регистрируют секретари подразделений. Такой порядок обработки поступающих документов предусмотрен в пункте 3. При поступлении запросов в кадровую службу например, для документального подтверждения информации о сотруднике работа над ними строится по следующей схеме:.

Такая же схема исключая первую процедуру действует и при подготовке инициативных документов — запросов, уведомлений, просьб, заявок, гарантийных писем и т. Такой порядок обработки исходящих документов предусмотрен в пункте 3. Работу с внутренними документами постройте по той же схеме, что и работу с исходящими документами: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание утверждение руководителем.

Только в завершение процедуры документ не отправляйте из организации, а передайте на исполнение ответственным сотрудникам.

Об этом сказано в пунктах 3. Руководителю отдела кадров Е. Громовой ознакомить руководителей структурных подразделений с настоящим приказом под подпись до 10 января г. Начальнику производственного отдела В.

Волкову до 11 января г. Все права защищены. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Введите эл. Неверный логин или пароль. Неверный пароль. Введите пароль. Я тут впервые.

Получите ответы на все вопросы отдела кадров. Кадры и HR. Теперь сокращать сотрудников нужно по-новому: 4 главных изменения. День Кадровика с Системой Кадры. О сайте Контакты Ввести код доступа Подписка 8 Подписка с подарком. А еще Ответы на вопросы Кадровое делопроизводство. Где можно посмотреть образец графика кадрового документооборота? Темы: Кадровое делопроизводство. Полезный подарок для кадровиков каждую неделю Подпишитесь сейчас и получайте подарки.

Популярные материалы: Электронные трудовые книжки в года: что делать работодателю Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки: образец Обязанности кадровика по ведению электронных трудовых книжек Как получить информацию о трудовой книжке в электронном виде Электронная трудовая книжка: плюсы и минусы Приказ о переходе на электронные трудовые книжки: образец Памятка о переходе на электронные трудовые книжки в году.

Автоматическая проверка по налоговым, арбитражным и другим базам. ИНН В процессе реорганизации в форме присоединения другой организации с 16 декабря года. Есть судебные дела в роли ответчика. Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Опрос недели. Как вы думаете, что дешевле:. Заплатить штраф. Дать взятку инспектору. Соблюдать требования закона. Другой вариант.

Продукты и услуги партнеров.

Как и зачем составлять график документооборота? Шаблон для скачивания

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. В статье расскажем, почему вам нужен график документооборота, и как составить его самостоятельно за 4 шага.

Скачайте заполненные образцы и бланки, чтобы использовать их в работе. Компания обрабатывает несколько сотен видов документов. Каждое подразделение составляет и исполняет как типовые, так и собственные виды документов, которые сопровождают и подтверждают его деятельность.

При этом специалисты должны составить, исполнить, передать на хранение и уничтожить каждый документ своевременно. Особенно важно вовремя обрабатывать бухгалтерские, финансовые и кадровые документы, потому что сроки их исполнения часто устанавливают законодательно. Чтобы не пропустить нужную дату и четко регламентировать исполнение документов предприятия, используют специальный график. График документооборота — это полный перечень всех документов предприятия. Его разрабатывают и утверждают в соответствии с Положением и Инструкцией по документообороту.

В графике указывают, кто отвечает за разработку и оформление документов, устанавливают сроки, в которые их нужно составить и передать исполнителям. График документооборота относят к основным элементам системы внутреннего контроля в компании и считают одним из показателей ее надежности. Аудиторы во время проверок с большей вероятностью вынесут положительное заключение организации, в которой такой график составили. Скачайте образец. При этом некоторые бумаги теперь нужно хранить существенно дольше, а другие, наоборот, намного меньше.

Посмотреть подсказку в журнале. В связи с эпидемией коронавируса график документооборота вашей компании может измениться. Например, сроки сдачи налоговой отчетности для компаний, которые не вошли в президентский список , перенесли с 30 марта — 3 апреля на 6 апреля.

Сроки предоставления отчетности продлил Росстат: отчетность, которую нужно было сдать с 28 марта по 8 апреля можно сдать с задержкой от 3 до 8 дней без санкций. Появились новые формы документов, которые понадобятся вам для работы в условиях карантина. Чтобы упростить документооборот в период действия указа президента, ввели возможность изменить рабочий статус на удаленный через обмен электронными копиями документов.

После того, как режим самоизоляции снимут, их можно будет оформить в установленном порядке. Кроме того, из-за перехода на удалённую работу, делопроизводственные процессы могут затянуться. Больше подсказок в журнале. График можно разработать для всех подразделений, как единый документ, и для одной службы. Последнее подходит для отделов с большим документооборотом. Например, для кадровой или HR-службы, бухгалтерии, финансового отдела, а так же подразделений, в функции которых ходит учет и хранение продукции, комплектующих и товарно-материальных ценностей.

График документооборота первичных учетных документов в подразделении может разработать специалист, который хорошо знает пакет документов службы и установленные для их разработки и исполнения сроки. Разработку графиков документооборота на крупных предприятиях часто отдают на аутсорсинг — нанимают экспертов или заключают договор с консалтинговой компанией.

Оптимальный вариант — сотрудничество экспертов и работников служб компании, которых руководитель назначит ответственными своим приказом. Чаще компании стараются экономить и обходиться своими силами.

В таком случае, будет лучше, если сводный график документооборота на основании графиков подразделений организации составит служба делопроизводства. Но с этим поручением справится и секретарь, если поток документов в компании небольшой. Скачайте 6 схем-памяток. Унифицированной формы для этого документа нет.

Скачайте таблицу полностью. Шаг 1. Определите перечень документов, которые сопровождают деятельность компании и разрабатывают внутри нее. Кроме регулярной первичной документации по кадрам и бухгалтерии включите в перечень разовые документы и те, которые составляют время от времени.

Шаг 2. В подразделениях, которые работают с первичной документацией, назначьте ответственных. Они будут составлять, оформлять и передавать документы на утверждение и исполнение.

Шаг 3. Установите сроки, в которые необходимо согласовать, утвердить и передать на исполнение каждый документ. Скачайте 10 перечней, которые упростят вам работу с документами. Шаг 4. Оформите график по удобной вам форме.

Чаще всего используют таблицу, содержание граф в которой определяют по потребностям организации и подразделения. Используйте упрощенную форму графика, если у вас маленькая компания с небольшим документооборотом. Для большой компании график документооборота можно составить для каждого подразделения, по форме с разбивкой на операции. График документооборота позволит оперативно контролировать составление и утверждение документов.

Включайте обязанность по соблюдению сроков, установленных графиком, в должностные инструкции сотрудников. Это повысит исполнительскую дисциплину в компании. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Введите эл. Неверный логин или пароль. Неверный пароль. Введите пароль. Я тут впервые. Кадры и HR. Росархив требует скорректировать Номенклатуру в сентябре: как это сделать.

Быть умным — выгодно! Ввести код доступа О журнале Контакты Подписка 8 А еще Статьи Документооборот. График документооборота. Темы: Документооборот Коронавирус. Бланк упрощенной формы графика документооборота Используйте документ в работе. Заполненный образец графика документооборота Образец от эксперта.

Инструкция по делопроизводству Скачайте документ. Полный перечень форм с новыми сроками Скачайте шпаргалку с новыми сроками.

Допсоглашение о переводе сотрудника на удалённую работу в связи с коронавирусом Бесплатный образец. Приказ о переводе сотрудника на удалёнку в связи с коронавирусом Бесплатный образец. Справка сотруднику, который продолжает работать из офиса на карантине Бесплатный образец.

Приказ об объявлении нерабочей недели с 30 марта по 3 апреля Бесплатный образец. Больше рекомендаций, как секретарю выстроить работу в период эпидемии.

Отчет о проделанной работе Командировка: пошаговый алгоритм оформления Доверенность на генерального директора: образец Все, что нужно знать о служебных записках. Читайте в электронном журнале Что секретарю нужно проверить, прежде чем подписать обходной лист работника Как составить акт о нарушении дисциплины труда Читаем характер босса по лицу: как понять и Правовая база.

Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Опрос недели. Как часто вы не получаете обратную связь на ваши письма? Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" Подписка со скидкой! Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Новости по теме. Работодатели будут сдавать отчётность только в электронной форме.

Как уберечь компанию от штрафов за нарушения во время второй волны коронавируса. Работодателей оштрафуют за неуведомление об электронных трудовых. Суды определили, как отсчитывать срок для исправления ошибки в отчётах в ПФР.

Акция месяца подпишитесь со скидкой 8 88

Кадровое делопроизводство — это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и др. Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.

Большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным.

Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника. Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы подсистемы документов. Состав документов кадровой службы в реальности значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.

Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы. Положение об отделе кадров разрабатывается начальником отдела кадров совместно с сотрудниками юридического отдела и делопроизводителем на основе учредительных документов организации, документов, регулирующих деятельность организации в области управления кадровыми ресурсами, а также типовых примерных положений о кадровой службе.

Это позволяет подготовить документ, который отражает все вопросы деятельности подразделения. Законодательно утвержденной формы положения об отделе кадров нет, поэтому каждая организация решает сама, какие вопросы в нем отражать.

В следующем разделе определяют цель деятельности кадровой службы и задачи, которые обеспечивают ее выполнение, а также функциональные обязанности в области кадровой работы. Он касается вопросов получения, отдачи и выполнения распоряжений руководства организации, а также обмена документами как внутри организации, так и с другими организациями. Положение об отделе кадров утверждается руководителем организации с проставлением даты утверждения. После утверждения положение об отделе кадров прошивается, скрепляется печатью организации и заверяется подписью руководителя организации печатью отдела кадров и подписью начальника отдела кадров.

Положение составляется в двух экземплярах: один экземпляр хранится в отделе кадров, а другой — у руководителя организации. Отметим, что зачеркивать и делать исправления непосредственно в тексте положения об отделе кадров категорически запрещено. Чтобы внести в положение об отделе кадров какие-то изменения или дополнения, руководитель организации должен издать соответствующий приказ.

А затем подробно изложить текст дополнения или изменения. В Трудовом кодексе Российской Федерации не содержатся требования к оформлению документов, за исключением требования об обязательном подписании приказов распоряжений по личному составу работодателем и отметке об ознакомлении работника с содержанием приказов распоряжений , а также локальных нормативных актов, имеющих отношение к трудовой функции работника, и коллективного договора.

К форме трудового договора предъявлено следующее требование: заключать его в письменной форме и составлять в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Правила оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации определены ГОСТом Р 6.

Этим стандартом установлены требования к оформлению реквизитов документов и требования к бланкам документов. Реквизит документа — это обязательный элемент оформления официального документа п. ГОСТ Р 6. Состав реквизитов, характеризующих конкретный документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Основной государственный регистрационный номер ОГРН юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Наименование организации , являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации при ее наличии. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации русским государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и другие.

Наименование вида документа , составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом положением об организации и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД класс Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания принятия решения , для акта — дата события.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другим.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Незарегистрированный документ юридической силы не имеет. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже:. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес:. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес:. Гриф об утверждении признается реквизитом официального документа, придающим нормативный или правовой характер его содержанию. Документ может утверждаться двумя способами: должностным лицом должностными лицами или специально издаваемым документом. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения выглядит так:. Основные положения. Резолюция , написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения при необходимости , срок исполнения, подпись и дату:.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

В документах приказ, распоряжение и т. Отметку о наличии приложения. Этот реквизит не является обязательным. Он проставляется в том случае, если письмо имеет приложения.

Существует несколько способов оформления этого реквизита. Если в тексте письма приложение не называется, то отметка о приложении содержит его полное название, количество страниц и экземпляров:. Если к письму прилагаются несколько документов, то документы-приложения нумеруются, и в каждом указывается количество страниц и экземпляров:. Если письмо направляется нескольким адресатам, а приложение предназначено только одному из них, отметка о наличии приложения содержит следующие сведения:.

Подпись — это реквизит, придающий юридическую силу документу, представляет собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:. Важным является вопрос: кто может подписывать документ в отсутствие начальника?

Это положение может быть специально оговорено в должностной инструкции заместителя руководителя. Гриф согласования также является реквизитом официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Согласование документа оформляют визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи инициалы, фамилию и дату подписания:.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал конец наименования должности лица, подписывающего документ захватывать начало подписи не следует, так как в некоторых случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации.

Отметка об исполнителе — это реквизит, который включает в себя фамилию и номер телефона или фамилию, имя, отчество и номер телефона специалиста, который непосредственно готовил документ, а значит, и хорошо разбирается в проблеме:. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа при необходимости — часы и минуты.

Идентификатором электронной копии документа является отметка колонтитул , проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Кроме общих требований к реквизитам документов, описанных выше, существуют также требования к бланкам документов. Большинство организационно-распорядительных документов: протоколы, приказы, положения, инструкции, письма, справки, и так далее — должны создаваться на бланках документов.

На простой бумаге в произвольной форме могут быть написаны заявление о приеме на работу или объяснительная и докладная записка, отзывы и доклады. ГОСТ Р. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:.

Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой и продольный. Реквизит 01 Государственный герб Российской Федерации , а также 02 герб субъекта Российской Федерации и 03 эмблема организации или товарный знак знак обслуживания располагают над серединой реквизита 08 наименование организации.

Реквизиты наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, место составления или издания документа, ограничительные отметки для реквизитов дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер документа и дату в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:. И при необходимости указываются ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов:. Бланк конкретного вида документа , кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:. Главное, чтобы эти требования не противоречили государственному стандарту.

Номенклатура дел — это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований заголовков дел, заводимых организацией в процессе осуществления своей деятельности, с указанием сроков их хранения.

В большинстве случаев разработка номенклатуры дел в организации или сводной номенклатуры дел осуществляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, в том числе бухгалтерской службы иного подразделения, выполняющего ее функции.

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

В статье даются рекомендации по составлению в организации и, в частности, в отделе кадров графика документооборота, приводится образец документа. Вопреки распространенному мнению, с первичными учетными документами работает не только бухгалтерия организации, но и многие другие сотрудники. Правда, не всегда этот факт осознается ими.

Еще в советском положении Минфина от Среди инструментов для решения этой задачи — график документооборота и номенклатура дел. Но график документооборота — это не формальность, которая требуется по каким-то древним документам.

Приказ распоряжение о приеме работника на другую работу унифицированная форма N Т Приказ распоряжение о переводе работника на другую работу унифицированная форма N Т Приказ распоряжение о прекращении расторжении трудового договора с работником увольнении унифицированная форма N Т Приказ распоряжение о направлении работника в командировку унифицированная форма N Т Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении унифицированная форма N Та. Приказ распоряжение о предоставлении отпуска работнику унифицированная форма N Т-6 с запиской-расчетом унифицированная форма N Т Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы унифицированная форма N Т Ведомости распределения зарплаты по счетам и шифрам затрат по подразделениям и по предприятию. Ru Юридические документы. Рекомендуем сохранить ссылку на эту страницу в своем социальном профиле или скачать файл в удобном вам формате.

Внедрение графика документооборота позволяет повысить эффективность управления всей организацией и кадровой службой в частности, избежать дублирования документов и улучшить качество функционирования подразделений. Рисунок - Упрощенная схема взаимодействия с кадровой службой. Приложение - Пример оформления графика документооборота.

График документооборота – инструмент эффективного взаимодействия

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. В статье расскажем, почему вам нужен график документооборота, и как составить его самостоятельно за 4 шага. Скачайте заполненные образцы и бланки, чтобы использовать их в работе.

График документооборота

Четкое определение потоков движения кадровых документов позволит организации наладить соответствующие внутренние регламенты. Так, согласно п. Он представляет собой таблицу, включающую следующие подразделы:. Рисунок - Упрощенная схема взаимодействия с кадровой службой. Приложение - Пример оформления графика документооборота. Рассылки subscribe. Сведения об организации. Версия для печати. Группа компаний "ИПП".

.

.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев. Будь первым!

© 2018-2021 sb-start.ru